Op 25 september 2026 is het standpunt van de Kennisgroep loonheffing algemeen gepubliceerd over de vraag of een werkgever gerichte vrijstellingen kan toepassen op een achteraf (lees: met terugwerkende kracht) toegekende vaste vergoeding. Volgens de Belastingdienst kunnen gerichte vrijstellingen in principe niet met terugwerkende kracht worden toegepast.
Op basis van artikel 31a, vierde lid, Wet LB kunnen ter zake van een vaste kostenvergoeding de gerichte vrijstellingen eerst worden toegepast ingeval aan deze vergoeding een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Het onderzoek moet dus hebben plaatsgevonden vóór het genietingsmoment van de vaste vergoeding.
Een vergoeding met terugwerkende kracht kan gelet op het voorgaande dus niet als een vaste vergoeding in de zin van artikel 31a, vierde lid, Wet LB worden aangemerkt. Het betreft immers geen vooraf bepaald bedrag dat is bedoeld om toekomstige kosten af te dekken; de kosten zijn immers al gemaakt. Een onderzoek naar de werkelijke kosten vóór het genietingsmoment van de vergoeding is niet voldoende; het moet gaan om een onderzoek naar de werkelijke kosten dat is uitgevoerd vóór het moment waarop de werknemer kosten maakt die met de vaste vergoeding worden gedekt.
De kosten die zijn gemaakt gedurende het onderzoek naar de werkelijke kosten, kunnen op declaratiebasis -met toepassing van gerichte vrijstellingen- worden vergoed. Voor het aannemelijk maken van de kosten geldt de vrije bewijsleer.
Op de conclusie dat een vaste vergoeding moet zien op kosten die de werknemer nog moet maken, zijn twee wettelijke uitzonderingen: artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, onder 3º en onderdeel k, Wet LB, te weten een vaste reiskostenvergoeding en een vaste thuiswerkvergoeding.
Wil je meer weten over de mogelijkheid om een vaste kostenvergoeding te verstrekken of heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op.