Krachtens art. 31a, tweede lid, onderdeel b, Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB) geldt er -binnen de werkkostenregeling- een gerichte vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen ter zake tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, alsmede maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Een vergoeding is vrijgesteld voor zover deze niet meer bedraagt dan de werkelijk gemaakte kosten.
Verblijfskosten kunnen -naast op declaratiebasis- ook op basis van een vaste vergoeding worden vergoed. Ingeval aan deze vaste vergoeding een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt, geldt de gerichte vrijstelling ook voor deze vergoeding (art. 31a, vierde lid, Wet LB).
De verblijfkostenvergoedingen van rijksambtenaren op dienstreis zijn geregeld in de cao Rijk. Voor dienstreizen in het binnenland en het buitenland gelden respectievelijk de paragrafen 10.2 en 10.3 van de cao Rijk Jaarlijks worden deze vergoedingsbedragen aangepast. Hierbij een link naar de vergoedingsbedragen per 1 januari 2026 en de indexaties .
In paragraaf 3.3.1 van het Besluit Loonheffingen, loon, vrijgesteld loon en vergoedingen en verstrekkingen, laatstelijk geactualiseerd op 29 juli 2022, is bepaald dat een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk deze vergoedingen onder dezelfde voorwaarden met dezelfde fiscale gevolgen kan toekennen aan diens werknemers, mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis.
In paragraaf 22.1.1 van het Handboek Loonheffingen 2025 is aangegeven tot welk bedrag de gerichte vrijstelling van toepassing is op de vergoedingsbedragen uit de cao Rijk.
De Kennisgroep loonheffing algemeen heeft op 5 februari 2026 een standpunt ingenomen over de voorwaarden waaronder werkgevers voor verblijfskostenvergoedingen mogen aansluiten bij de cao Rijk. De Kennisgroep merkt onder meer op dat de werknemer wel kosten moet maken, wil hij een beroep kunnen doen op de fiscale vrijstelling voor (een deel van) de vergoedingen uit de cao Rijk. Een werknemer die (nagenoeg) geen verblijfkosten maakt, verkeert vanuit kostenoogpunt bezien immers niet in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis. Het is niet noodzakelijk dat de daadwerkelijk gemaakte kosten gelijk zijn aan de (gericht vrijgestelde) vergoeding.
Heb je vragen naar aanleiding van dit nieuwsbericht of anderszins over het vergoeden van verblijfskosten? Neem dan gerust contact met ons op.