Wanneer een werkgever inhoudingsplichtig is in Nederland, dan kan hij vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon in de zin van art. 31, lid 1, onderdeel f en g, Wet LB en daarmee de gerichte vrijstellingen en de zogenaamde vrije ruimte van de werkkostenregeling toepassen.
Geen Nederlandse inhoudingsplichtige
In situaties waarin de werkgever geen Nederlandse inhoudingsplichtige is, kan de werkkostenregeling niet direct worden toegepast. Echter, in de inkomstenbelasting is een vrijstelling opgenomen die bedoeld is om werknemers met een buitenlandse werkgever niet te benadelen: art. 3.84, lid 2, Wet IB 2001.
Vrijstelling ter grootte van de vrije ruimte
Op grond van art. 3.84, lid 2, Wet IB 2001 kunnen werknemers zonder een inhoudingsplichtige in Nederland aanspraak maken op een vrijstelling in de inkomstenbelasting. Deze vrijstelling is gelijk aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
In een arrest van 27 mei 2022 heeft de Hoge Raad bevestigd dat werknemers zonder inhoudingsplichtige in Nederland recht hebben op een vrijstelling in de inkomstenbelasting, vergelijkbaar met de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Dit voorkomt een ongelijke behandeling tussen werknemers met een Nederlandse en een buitenlandse werkgever. Het feit dat de werkgever die niet in Nederland inhoudingsplichtig is de vergoedingen of verstrekkingen niet heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel de zin van art. 31, lid 1, onderdeel f en g, Wet LB doet daar niet aan af. Uit de tekst van art. 3.84, lid 2, Wet IB 2001 noch uit de parlementaire geschiedenis van deze bepaling kan worden afgeleid dat die aftrek alleen zou gelden voor door de werkgever aangewezen vergoedingen en verstrekkingen. Een zodanige eis ligt ook niet voor de hand. Uit de parlementaire geschiedenis van artikel 31a Wet LB volgt dimmers at de inhoudingsplichtige de vrije ruimte kan toepassen ongeacht de mate waarin in aangewezen vergoedingen en verstrekkingen een beloningselement te onderkennen valt. Gewoon loon kan dus ook onder de vrije ruimte worden gebracht. In de situatie dat een werkgever niet inhoudingsplichtig is, kan in redelijkheid niet worden verwacht dat die werkgever zich richt naar het systeem van de Nederlandse loonbelasting. Daarom is het in overeenstemming met de bedoeling van de wetgever dat art. 3.84, lid 2, Wet IB 2001 zo wordt uitgelegd dat in deze gevallen de werknemer een vrijstelling geniet ter grootte van het bedrag van de in art. 31a, lid 2, Wet LB vermelde vrije ruimte, ongeacht of zijn werkgever vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsbestanddelen heeft aangewezen.
Deze conclusie van de Hoge Raad lezen we ook terug in de uitspraak van bijvoorbeeld Gerechtshof Den Haag van 19 juni 2024
Gerichte vrijstellingen en kostenonderzoek
Maar hoe zit het eigenlijk met de toepassing van gerichte vrijstellingen als de werkgever niet in Nederland inhoudingsplichtig is?
Op 5 september 2025 heeft de Hoge Raad een arrest gewezen waarin het onder meer ging om de vraag of de werknemer een vrijstelling in de inkomstenbelasting heeft ter grootte van het bedrag waarvoor de gerichte vrijstelling(en) zou(den) kunnen worden toegepast wanneer de werkgever in Nederland inhoudingsplichtig zou zijn. In deze zaak is echter niet duidelijk of de in het buitenland gevestigde inhoudingsplichtige beoogd heeft om de door de werknemer gemaakte kosten deels of volledig te vergoeden. Bepalend is wat werkgever en werknemer met elkaar zijn overeengekomen. Omdat niet duidelijk is wie nu de werkgever is en wat is overeengekomen, verwijst de Hoge Raad deze zaak naar Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden.
Art. 31a, lid 4, Wet LB stelt als voorwaarde voor toepassing van een gerichte vrijstelling voor een vaste kostenvergoeding dat een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten aan de vergoeding ten grondslag ligt. Kortom, vooraf moet een kostenonderzoek worden verricht. Echter, van een werkgever die niet in Nederland inhoudingsplichtig is, kan in redelijkheid niet worden verwacht dat die werkgever zich richt naar het systeem van de Nederlandse loonbelasting, zo oordeelt de Hoge Raad. Art. 3.84, lid 2, Wet IB 2001 moet daarom, in overeenstemming met de bedoeling van de wetgever, zo worden uitgelegd dat in deze gevallen voor toepassing van de gerichte vrijstelling ook kan worden volstaan met een onderzoek naar de werkelijke kosten dat door de werknemer is gedaan zonder dat de werkgever daarbij betrokken was. Daarbij kan in redelijkheid van een werknemer niet worden verlangd dat hij dit onderzoek al heeft verricht voordat hij de vergoeding van zijn werkgever krijgt.
Belangrijk is dus wat de werknemer en de werkgever met elkaar zijn overeengekomen. Wanneer een vaste kostenvergoeding is overeengekomen dan zou de werknemer achteraf nog de daadwerkelijke kosten aannemelijk kunnen maken.
Heeft u vragen over de werkkostenregeling of overweegt u een kostenvergoeding te verstrekken? Neem dan gerust contact op.